หากคุณเพิ่งได้รับการเลื่อนตำแหน่ง ในฐานะผู้นำคนใหม่ในองค์กร คุณอาจทั้งรู้สึกตื่นเต้นและหนักใจกับความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นและ To-do list อันยาวเหยียด

และเราเคยเห็นผู้นำมือใหม่หลายๆ คน โดยเฉพาะคนที่เพิ่งเริ่มทำงานในไม่กี่เดือนแรก มักจะพยายามแบกรับทุกอย่างไว้คนเดียว ด้วยความกลัวว่า การขอความช่วยเหลือ จะทำให้เขาดูเหมือนไม่คู่ควรกับตำแหน่งนั้น

แต่แท้จริงแล้ว การมอบหมายงานไม่ใช่สัญญาณแสดงถึงความอ่อนแอ แต่เป็นเครื่องหมายของผู้นำที่แข็งแกร่งต่างหาก!

การมอบหมายงาน (Delegation) คือ กุญแจสำคัญที่ช่วยให้คุณได้เวลาอันมีค่ากลับคืนมา พัฒนาทีมของคุณ และบรรลุเป้าหมายของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากคุณคือ “ผู้นำมือใหม่” ที่กำลังประสบปัญหานี้อยู่ นี่คือ 5 วิธีที่ช่วยให้คุณมอบหมายงานได้อย่างมืออาชีพ

1) เปลี่ยนมุมมองของคุณ

หลายคนได้เลื่อนตำแหน่งเป็นผู้บริหาร เพราะทำงานเดิมได้ดี ซึ่งหมายความว่า ในฐานะพนักงานทั่วไป คุณอาจเก่งในการทำงานและส่งมอบผลลัพธ์ได้ดี แต่เมื่อคุณกลายเป็นผู้นำ คุณต้องยอมรับว่าคุณไม่สามารถทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง — และไม่ควรทำด้วย แม้ว่ามันอาจฟังดูขัดกับความรู้สึก แต่ยิ่งคุณมีตำแหน่งสูงขึ้นในองค์กร คุณจะมีส่วนร่วมน้อยลงในการทำงานประจำวัน (Day-to-day work) ในทางกลับกัน คุณจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นโดยไม่ต้องทำทุกอย่างด้วยตัวเอง

การเปลี่ยนจากการ "ลงมือทำ" ไปสู่การ "บริหารจัดการ" อาจทำให้รู้สึกไม่สบายใจ — โดยเฉพาะถ้าคุณเคยชินกับการได้รับคำชมจากการทำงานเสร็จเร็วและดี ความจริงก็คือ ตอนนี้งานของคุณเปลี่ยนไปแล้ว และวิธีการวัดผลการทำงานของคุณก็จะเปลี่ยนไปด้วย

ในฐานะผู้นำ ความสำเร็จของคุณไม่ได้หมายถึงการเป็นคนที่ทำงานเก่งที่สุดในทีม แต่หมายถึงความสามารถในการช่วยให้ทีมของคุณเติบโต บรรลุเป้าหมาย และมีส่วนร่วมกับวิสัยทัศน์ใหญ่ของบริษัท นั่นหมายถึงการช่วยพวกเขาเรียนรู้งานและสร้างโอกาสให้พวกเขาได้รับงานที่ท้าทายหรือเป็นที่มองเห็นได้ชัดเจน

นั่นคือเหตุผลที่การเรียนรู้ “การมอบหมายงาน” สำคัญมาก มันช่วยให้คุณได้เวลาที่มีค่ากลับมาและให้โอกาสทีมของคุณได้พัฒนาทักษะ

“การมอบหมายงาน” คือ การปล่อยให้มีความยืดหยุ่นและเพิ่มความรับผิดชอบ เมื่อคุณยอมรับสิ่งนี้ คุณจะรู้สึกสบายใจมากขึ้นในการทำมัน

2) กำหนดสิ่งที่จะมอบหมายและมอบหมายให้ใคร

เมื่อคุณยอมรับว่าการมอบหมายงานเป็นส่วนหนึ่งของงานคุณ คุณสามารถเริ่มคิดได้จริงจังว่า งานใดควรทำเอง งานใดควรมอบหมาย และจะมอบหมายให้ใคร เขียนลิสต์งานหรือโปรเจคทั้งหมดที่คุณต้องทำในเดือนนี้ แล้วถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้เพื่อหาว่า งานไหนควรมอบหมายให้คนอื่นจัดการ

งานหรือโปรเจคใดที่เป็นอุปสรรคต่อการทำงาน “High-level” ที่มีเพียงคุณเท่านั้นที่ทำได้?

จงยอมรับความจริงกับตัวเองว่า งาน "High-level" คือ ความรับผิดชอบของคุณโดยตรง และนึกถึงความรับผิดชอบในบทบาทหรือตำแหน่งของคุณเสมอ

โปรเจค “High-level” มักเป็นโปรเจคที่มีความเกี่ยวข้องกับลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ในระยะยาวของบริษัท และไม่ได้เป็นงานเร่งด่วนเท่างานแบบ day-to-day

ตัวอย่างเช่น การตั้งเป้าหมายการพัฒนาสำหรับทีมของคุณ การตั้งเกณฑ์รายไตรมาส หรือการเข้าร่วมโปรเจคข้ามสายงานในฐานะตัวแทนของแผนก งานเหล่านี้ต้องการประสบการณ์และความเชี่ยวชาญของคุณในฐานะผู้นำ ซึ่งไม่เหมาะที่จะมอบหมายให้พนักงานรุ่นเด็กทำ

เมื่อคุณระบุได้ว่างานไหนเป็นงาน "High-level" แล้ว ให้ขีดมันออก งานหรือโปรเจคที่เหลือจะเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับ “การมอบหมายงาน” ให้กับทีมของคุณ

งานหรือโปรเจคใดที่อาจเป็นโอกาสให้ทีมของคุณได้เรียนรู้และพัฒนา?

ไม่ว่าจะเป็นงานเดียวจบ หรือ โปรเจคที่ซับซ้อน ทุกอย่างที่คุณมอบหมายไป ควรสนับสนุนและมีประโยชน์ต่อทีมและคุณไม่อย่างใดอย่างหนึ่ง ดังนี้

• มีส่วนช่วยในงาน "High-level" ที่คุณรับผิดชอบ

• ช่วยให้ทีมของคุณได้รับการยอมรับ (ทั้งภายในและภายนอก) หรือ

• ภารกิจที่ท้าทายให้ทีมของคุณได้เรียนรู้และเติบโต

ในอุดมคติ คุณควรมอบหมายงานหรือโปรเจคให้ตรงกับจุดแข็ง เป้าหมาย หรือแผนพัฒนาด้านอาชีพของสมาชิกในทีม ซึ่งจะช่วยทั้งองค์กรและบุคคล

ตัวอย่างเช่น คุณอาจขอให้สมาชิกในทีมที่มีศักยภาพเป็นผู้นำในอนาคต มาเป็นหัวหน้าการประชุมระดมความคิดแทนคุณ หรือ เสนอแนวคิดให้กับเจ้านาย

การให้โอกาสเช่นนี้ คุณจะเปิดโอกาสให้พวกเขาได้รับอิทธิพล สร้างความสัมพันธ์ และมีส่วนร่วมในโปรเจคขององค์กร ซึ่งโปรเจคเหล่านี้จะช่วยเพิ่มความผูกพันและความมั่นคงในการทำงานของสมาชิกในทีม

งานส่วนไหนของโปรเจคที่สามารถใช้จุดแข็งของคนอื่นมาสนับสนุนได้บ้าง?

ถ้าคุณไม่สบายใจที่จะมอบหมายโปรเจคทั้งหมดให้คนอื่นจัดการ ลองคิดดูว่ามีส่วนไหนของโปรเจคที่จำเป็นต้องใช้ทักษะที่สมาชิกในทีมของคุณเก่งและถนัด คุณสามารถค้นหาทักษะเหล่านี้ได้โดยสังเกตจากการทำงานของพวกเขาหรือการถามคำถามในระหว่างการพูดคุย เช่น “งานแบบไหนที่ทำให้คุณรู้สึกว่าทำได้ดี?” “คุณคิดว่าจุดแข็งของคุณคืออะไร?” “อะไรที่ทำให้คุณรู้สึกภูมิใจที่สุด?”

ตัวอย่างเช่น งานส่วนหนึ่งในโปรเจค คือ บันทึกการติดต่อและติดตามการสนทนากับลูกค้าลงในฐานข้อมูล งานนี้ได้ให้ Data Insight ที่สำคัญต่อองค์กร โดยคุณสามารถมอบหมายให้สมาชิกในทีมมาช่วยป้อนข้อมูลเหล่านั้น ซึ่งจะทำให้คุณสามารถโฟกัสไปที่การเตรียมตัวและติดตามลูกค้าได้ดีขึ้น ในขณะเดียวกัน สมาชิกในทีมก็ได้เรียนรู้เกี่ยวกับความสัมพันธ์ลูกค้า ซึ่งจะเป็นประโยชน์ทั้งในโปรเจคนี้และโปรเจคอื่นๆ ในอนาคต

ในสถานการณ์ของคุณเอง โปรดจำไว้ว่าการมอบหมายงานบางส่วนของโปรเจค ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณเห็นว่าทีมของคุณมีความสามารถโดดเด่นในด้านไหน แต่ยังช่วยให้คุณรู้ว่าพวกเขาต้องพัฒนาทักษะด้านใดบ้าง

3) อธิบายงานหรือโปรเจคให้สมาชิกในทีมเข้าใจอย่างชัดเจน

ณ ตอนนี้ คุณมีไอเดียแล้วว่าจะมอบหมายงานอะไรและให้ใครทำ ลองแชร์ในสิ่งที่คุณกำลังคิดและจะมอบหมายให้พวกเขาทำและเหตุผลที่ว่าทำไมถึงเลือกพวกเขาทำงานนี้ รวมไปถึงสิ่งที่คุณคาดหวังจากพวกเขา และนี่คือวิธีที่จะทำให้การมอบหมายงานของคุณเป็นไปอย่างมืออาชีพ

นัดคุยแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีม

โดยทั่วไป การนัดประชุมที่เน้นเรื่องการมอบหมายงายโดยเฉพาะจะดีที่สุด เพื่อให้คุณมีเวลาเพียงพอในการพูดคุยเกี่ยวกับความคาดหวังและตอบคำถามต่าง ๆ ในระหว่างการประชุม เพื่ออธิบายอย่างชัดเจนว่าเรากำลังทำโปรเจคอะไรและมีส่วนสนับสนุนเป้าหมายของทีมและองค์กรอย่างไร และทำไมคุณถึงมอบหมายให้พวกเขารับผิดชอบ ให้คิดเสียว่าการสนทนานี้เป็นโอกาสในการรับรู้ถึงจุดแข็งและศักยภาพของสมาชิกในทีมของคุณ

ให้สมาชิกในทีมของคุณมีเวลาทำความเข้าใจกับข้อมูล

อาจใช้คำถาม เช่น “คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับโครงการนี้? มีส่วนไหนที่คุณอยากได้คำอธิบายเพิ่มเติมไหม?” เพื่อเปิดโอกาสให้ทีมได้สอบถามเกี่ยวกับขอบเขตของโปรเจคหรืองาน หรือข้อสงสัยว่าจะจัดการกับงานปัจจุบันอย่างไร

ในฐานะผู้นำ… งานของคุณ คือ ช่วยพวกเขาจัดลำดับความสำคัญได้อย่างราบรื่น และทำให้แน่ใจว่าพวกเขามีเวลาพอในการทำงานนี้ให้สำเร็จ

สิ่งที่ต้องระวัง! คุณไม่ควรพูดว่างานที่คุณมอบหมายนั้น "ง่าย" หรือ "ใช้เวลาทำไม่นาน" การพูดแบบนั้นอาจทำให้ความคาดหวังของคุณดูน้อยลงโดยไม่ตั้งใจ และอีกนัยหนึ่งผู้ที่ได้รับมอบหมายอาจลดความพยายามในการทำงานนั้นได้

กำหนดบทบาทหน้าที่และระยะเวลาให้ชัดเจน

การกำหนดบทบาทให้ชัดเจนมักเป็นจุดที่ผู้นำมือใหม่หลายคนติดขัด ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังกระจายงานในโปรเจค คุณอาจต้องการให้สมาชิกในทีมทราบถึงระยะเวลาของเป้าหมายที่ต้องบรรลุ รวมถึงตรวจสอบความคืบหน้าของงานอย่างสม่ำเสมอ ในขณะเดียวกัน คุณไม่ต้องการให้พวกเขารู้สึกว่าถูกควบคุมมากจนเกินไป นั่นคือเหตุผลที่การกำหนด “แผนงานล่วงหน้า” จึงเป็นประโยชน์อย่างมาก

ในการประชุมโปรเจคครั้งแรก ให้พูดคุยเกี่ยวกับความถี่ในอัพเดตงานที่เหมาะสมกับทั้งคุณและสมาชิกในทีม อธิบายให้ทุกคนทราบว่าคุณจะใช้เวลานี้ในการพูดคุยเกี่ยวกับความคืบหน้าของงานและช่วยแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น

คุณควรพูดคุยเกี่ยวกับขอบเขตการตัดสินใจในโปรเจคด้วย — อะไรบ้างที่ต้องปรึกษาคุณก่อน และอะไรบ้างที่พวกเขาสามารถตัดสินใจได้เอง

จำไว้ว่า

งานของคุณ คือการกำหนดเป้าหมายและความคาดหวัง

ส่วนงานของสมาชิกในทีม คือการหาวิธีการที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้น

4) ชื่นชม ให้กำลังใจ และให้ข้อเสนอแนะ

ในระหว่างการทำโปรเจค คุณควรให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับโปรเจคหรืองานที่คุณมอบหมาย สอนพวกเขา และจัดหาทรัพยากรที่จำเป็นให้กับพวกเขา (ถ้าเป็นไปได้) อย่างไรก็ตาม ก่อนให้ข้อเสนอแนะที่สำคัญใดๆ ให้ลองถามคำถามที่จะช่วยให้พวกเขาพัฒนาความเข้าใจของตัวเอง เช่น “อะไรที่เป็นไปได้ดีจากมุมมองของคุณ? อะไรที่ไม่เป็นไปตามที่หวัง? มีอะไรที่เราควรทำซ้ำหรือปรับปรุงในครั้งต่อไป?” หลังจากได้ยินความคิดของพวกเขาแล้ว ให้จบท้ายด้วย “ดีใจที่ได้ฟังความคิดเห็นของคุณ ฉันขอแชร์มุมมองของฉันบ้าง”

ใช้เวลานี้เพื่อชื่นชมความพยายามของสมาชิกในทีม เพราะการให้กำลังใจของคุณอาจเป็นสิ่งที่พวกเขาต้องการเพื่อรักษาแรงจูงใจ

ในโปรเจคที่ยาวนาน หากถึงจุดสำคัญ ให้ฉลองความสำเร็จของพวกเขาโดยบอกให้รู้ว่าคุณเห็นคุณค่าในงานของพวกเขา พร้อมทั้งย้ำว่าความพยายามของพวกเขามีส่วนช่วยในทีมและองค์กรอย่างไร ถ้าสมาชิกในทีมชอบการยกย่องในที่สาธารณะ คุณสามารถเขียนข้อความสั้น ๆ ลงใน Slack ของทีมหรือบริษัทเพื่อชื่นชมการทำงานของพวกเขา

5) ทบทวนและเรียนรู้

เมื่อโปรเจคหรืองานเสร็จสิ้น ลองมาทบทวนกับสมาชิกในทีมเพื่อเรียนรู้ว่ากระบวนการเป็นอย่างไรจากมุมมองของพวกเขา คุณสามารถถามคำถาม เช่น “ประสบการณ์จากการที่ได้ทำงาน/โปรเจคนี้เป็นอย่างไรสำหรับคุณ?” “คุณได้เรียนรู้อะไรบ้าง?” และ “มีอะไรที่ทำให้งานติดขัดไหม?” การสนทนาเหล่านี้จะช่วยให้คุณเห็นว่า มีอะไรบ้างที่คุณสามารถสนับสนุนทีมได้ดีขึ้นในอนาคต และเพื่อค้นพบวิธีพัฒนาทักษะการมอบหมายงานของคุณ

. . .

เมื่อเริ่มใช้กลยุทธ์เหล่านี้กับทีม คุณจะรู้สึกชัดเจนขึ้นเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องโฟกัสและวิธีที่ทีมสามารถสนับสนุนงานของคุณ รวมถึงงานของบริษัทได้

การเรียนรู้วิธีมอบหมายงานให้ดีต้องใช้เวลา แต่คุ้มค่าแน่นอน — เพราะถ้าคุณไม่สามารถหาคนมาแทนที่ตัวเองได้ คุณก็ไม่สามารถก้าวขึ้นเป็นผู้นำได้

ดังนั้น คิดเสียว่านี่เป็นการลงทุนให้กับทีมและตัวคุณเอง ยึดมั่นและทำต่อไป แล้วการมอบหมายงานจะกลายเป็นเรื่องธรรมชาติสำหรับคุณ

Source

Harvard Business Review: Learning to Delegate as a First-Time Manager